Komunikasi Efektif

KOMUNIKASI EFEKTIF

Hal-hal yang penting yang perlu diperhatikan dalam melakukan komunikasi yang efektif.

1.         Ada suasana yang santai/rileks.

2.         Ada penerima yang mendengarkan dengan seksama.

3.         Ada pesan yang jelas dan tepat.

4.         Ada kepastian bahwa pesan tersebut telah dimengerti.

5.         Ada penjelasan ulang bila diperlukan.

Komunikasi efektif dalam aktivitas individu dimaksud agar pesan-pesan maupun cara menyampaikannya mencapai sasaran. Istilah ini sering dipergunakan oleh individu tak kala dalam interaksi antara individu tidak tercapai sesuai tujuan disebabkan komunikasi tidak efektif. Komunikasi efektif adalah komunikasi yang berhasil mencapai sasaran dengan feed back (respon) yang sesuai dengan tujuan individu berkomunikasi. Hal inilah yang disebut dengan kondisi komunikasi yang sukses (berhasil), melalui :

1.         Perencanaan dan penyusunan pesan yang dapat menarik perhatian lawan bicara.

2.         Menggunakan bahasa maupun alat komunikasi yang mudah dipahami kedua pihak.

3.         Menggunakan timing yang tepat saat berkomunikasi.

4.         Merencanakan tujuan maupun sasaran yang sesuai dengan kebutuhan lawan bicara.

Komunikasi efektif pada dasarnya sangat tergantung pada peran komunikator atau orang yang mengawali pembicaraan, dengan demikian seorang komunikator penting memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1.         Kesiapan (preparedness)

2.         Kesungguhan (seriousness)

3.         Ketulusan (sincerity)

4.         Kepercayaan (confidence)

5.         Ketenangan (poise)

6.         Keramahan (friendship)

7.         Kesederhanaan (moderation)

A.       Pelaksanaan Komunikasi yang Efektif

1.         Ciptakan suasana yang santai (Establish Case)

Pesan saudara akan diterima dan dimengerti lebih baik bila Saudara memilih tempat dan waktu yang tepat untuk menyampaikan pesan. Dan juga bila Saudara menciptakan suasana dimana Saudara dan klien merasa santai.

Beberapa hal yang perlu diingat untuk menciptakan suasana santai :

Ø  Pilihlah tempat dimana tidak ada gangguan.

Ø  Jagalah supaya tidak terjadi gangguan-gangguan yang tidak perlu.

Ø  Bersikaplah ramah.

Ø  Ketika memulai pembicaraan, ciptakanlah suatu suasana kebersamaan.

2.         Dengarkan baik-baik (Listen Actively)

Komunikasi adalah jalan dua arah. Mendengarkan pendapat klien sama pentingya dengan mengatakan sesuatu kepada klien tersebut. Jangan sampai kita :

Ø  Bersikeras, mendebat.

Ø  Berbicara saat klien bicara.

Ø  Memotong pembicaraan.

Ø  Mengungkapkan penilaian yang terlalu dini.

Ø  Cepat mengambil kesimpulan ke kesimpulan berikutnya.

Ø  Terhanyut/terpancing oleh keadaan emosional yang ditimbulkan pembicara.

3.         Berikan pesan yang jelas dan tepat (Send a Clear / Approriate Message)

Agar supaya pesan yang tersebut jelas bagi klien, terlebih dahulu pesan itu harus jelas bagi Saudara sehingga pesan dapat dikirim dengan jelas dan tepat.

Ø  Mengetahui dengan pasti apa yang akan Saudara sampaikan.

Ø  Dalam merencanakan pesan, sebaiknya diskusikan dengan orang lain.

Ø  Pelajari dan susunlah pesan tersebut terlebih dahulu (sistematika).

Ø  Catatlah hal penting yang Saudara ingin bicarakan dan letakkanlah catatan tersebut dihadapan Saudara.

Ø  Jangan gunakan istilah yang tidak jelas. Cegahlah penggunaan kata-kata yang samar seperti : lebih cepat, lebih pagi, lebih baik.

Ø  Sesuaikanlah bahasa, nada, dan pendekatan Saudara pada klien yang Saudara hadapi. Cegahlah penggunaan kata – kata yang tidak dimengerti dan jangan gunakan istilah-istilah yang tidak biasa digunakan.

Ø  Pertimbangkanlah tentang saat penyampaian pesan.

4.         Sudahkah pesan itu dimengerti ? (Check for Understanding)

Ingatlah selalu bahwa Saudaralah yang dapat menilai dengan tepat apakah pesan yang Saudara sampaikan telah diterima sebagaimana mestinya. Pengalaman klien, pendapatnya, harapannya, dan faktor-faktor lainnya akan mempengaruhi pengertian dan penerimaannya akan pesan tersebut.

Untuk memastikan bahwa pesan Saudara telah dimengerti :

Ø  Ketika berbicara, perhatikanlah roman mukanya, akan segera kelihatan bila dia bingung.

Ø  Mintalah umpan balik guna memastikan bahwa pesan yang telah disampaikan sudah sesuai dengan pesan yang diterima (komunikasi dua arah)

Ø  Tanyakanlah bagaimana pengertian klien tersebut mengenai keadaan yang dimaksud.

Ø  Ingatlah selalu bahwa bila Saudara memberikan kesempatan dengan berdiam sejenak maka klien itu akan memberikan tanggapannya.

Ø  Janganlah menganggap bahwa klien yang menundukkan kepalanya telah mengerti akan pesan Saudara. Ingatlah bahwa orang biasanya enggan mengatakan bahwa ia tidak mengerti.

5.         Bila perlu, jelaskan dan ulangi (If Necessary, Repeat)

Bila pasien gagal menerima pesan yang Saudara maksudkan, kegagalan mungkin terletak pada pesan itu sendiri, atau pada pengertiannya. Perlu diperbaiki!

Untuk menjelaskan dan mengulangi, maka :

Ø  Ulangi hal-hal yang membingungkan pasien tersebut, gunakan istilah lain dan jelaskan dalam bentuk lain.

Ø  Berikan contoh.

Ø  Janganlah menganggap bahwa pesan yang sudah diubah akan lebih jelas dari yang pertama.

Ø  Mintalah umpan balik.

B.       Teknik Komunikasi Persuasi

Komunikasi persuasi (Persuasive Communication) adalah suatu teknik berkomunikasi yang banyak dilakukan oleh kalangan yang bergerak di bidang jasa, pembicara, pengacara, polisi, psikolog, marketing, penyiar dan lain-lain. Teknik komunikasi ini menjadi popular dipergunakan karena inti dari komunikasi persuasi ditujukan untuk mengubah perilaku, keyakinan dan sikap orang lain dengan sukarela tanpa paksaan, dilakukan dengan halus, luwes, mengandung sifat-sifat manusiawi. Selanjutnya, komunikasi persuasi akan efektif apabila pesan yang disampaikan sesuai dengan kebutuhan individu, untuk itulah penting bagi komunikator sebelum melakukan komunikasi mengetahui benar-benar apa yang menjadi kebutuhan lawan biacaranya. Abraham Maslow seorang ahli psikologi mendeteksi ada 5 (lima) kebutuhan yang dimiliki oleh manusia yaitu :

1.         Kebutuhan fisik (Physiological Needs)

2.         Kebutuhan akan keamanan (Safety Needs)

3.         Kebutuhan kasih sayang (Love Needs)

4.         Kebutuhan akan penghargaan (Esteem Needs)

5.         Kebutuhan akan hakekat diri (Self Actualizationn Needs)

C.       Teknik dalam Melakukan Kegiatan Komunikasi Persuasi

Setelah mengetahui apa yang menjadi kebutuhan lawan bicara, maka sebaiknya komunikator melakukan hal-hal sebagai berikut :

1.         Merencanakan kira-kira apa yang hendak dicapai dalam kegiatan komunikasi tersebut?

2.         Siapakah yang akan diajak berkomunikasi?

3.         Dalam situasi dan kondisi bagaimanakah kegiatan dan orang yang akan berkomunikasi berlangsung?

Setelah melakukan evaluasi terhadap situasi dan kondisi seperti diatas, maka berikut teknik-teknik yang dapat dipergunakan dalam kegiatan Komunikasi Persuasi, yaitu :

1.         Cognitive Dissonance, mengemas pesan komunikasi pengamatan maupun kebiasaan yang seringkali atau umum dilakukan, meskipun hasil tersebut bertentangan dengan hati nurani.

2.         Teknik Pay Off Idea, ialah usaha persuasi dengan memberikan reward (hadiah) atau penghargaan.

3.         Empathy, yaitu menempatkan diri pada kondisi atau posisi lawan bicara.

4.         Packing, penyajian pesan komunikasi yang dilakukan sedemikian rupa sehingga menarik perhatian lawan bicara.

5.         Red Herring, teknik mengelakkan argumentasi yang salah atau tidak dikuasai oleh komunikator.

6.         Teknik Asosiasi, yaitu menyampaikan suatu pesan dengan jalan menempelkan atau menggabungkan objek yang sedang aktual atau menarik.

D.       Hambatan Terhadap Berlangsungnya Komunikasi Efektif

1.         Noise (Kebisingan)

2.         Semantic-factor

3.         Interest

4.         Motivation

5.         Prejudice

Beberapa hal diatas merupakan salah satu cara yang perlu diperhatikan oleh individu yang terlibat dalam kegiatan komunikasi, pada intinya komunikasi efektif dapat terlaksana bukan hanya tanggung jawab komunikator sebagai penyampai pesan, dengan kata lain untuk mengefektifkan kegiatan komunikasi, diperlukan pembicara yang efektif dalam menyampaikan pesan dan pendengar yang aktif dalam penerima pesan.